
‘In ons vorige interview hebben we met elkaar gesproken over de digitale werkplek. De tijd waarbij we tijdens het opstarten van de computer alle tijd hadden om even koffie te halen is inmiddels al even voorbij. Destijds hebben we ervoor gekozen om de klassieke mappenstructuur die we hadden één op één over te zetten. Uiteraard wel met de bedoeling om dit op een later moment bij de kop te pakken.’ Aan het woord is Remco Harmsen, als teamleider Bedrijfsondersteuning werkzaam bij Riwis Zorg & Welzijn.
Geloof in eigen kunnen staat voorop bij Riwis Zorg & Welzijn
Riwis ondersteunt en begeleidt mensen met psychische, sociaal-maatschappelijke of lichamelijke hulpvragen waarbij geloof in eigen kunnen voorop staat. De organisatie opereert in twee sectoren: de ggz en de vvt (verpleging, verzorging en thuiszorg) waarbij mensen zowel in hun eigen woning als in woningen van de organisatie worden geholpen. Riwis Zorg & Welzijn is er voor iedereen die hulp nodig heeft om zo zelfstandig en onafhankelijk mogelijk te kunnen leven. Dit doet Riwis door ambulante begeleiding en beschermd wonen aan te bieden. Ook ondersteunt Riwis ouderen op het gebied van verzorging, verpleging en thuiszorg.
Data governance-project
‘Het data governance-project dat we eveneens samen met IT-Value hebben opgestart, had onder meer tot doel om meer grip op onze data te krijgen. We hadden binnen onze organisatie te maken met een erfenis van tientallen jaren. Net zoals je op zolder eens een keer oude dozen opruimt, wil je dat met je bedrijfsdata ook doen. We vonden het bovendien nodig om álles een keer op te schonen, al was het alleen maar om de toegekende rechten weer eens opnieuw te beoordelen.’
Frisse start
‘Tijdens deze frisse start, want zo noemen we het intern, zijn we begonnen met bekijken welke data we überhaupt in huis hadden. Vervolgens zijn we gedetailleerd gaan onderzoeken wie er bij welke data kon’, aldus Remco. ‘Inmiddels zijn we zover dat we dit afgerond hebben. Dat inzicht maakt het ook een stuk gemakkelijker om snel te scannen welke soorten documenten we in huis hebben. Staan er bijvoorbeeld BSN-nummers op plaatsen waar dit niet hoort? Het is prima dat een BSN-nummer in een ECD (Elektronisch Cliënt Dossier) staat, maar dergelijke privacygevoelige informatie hoor niet thuis in een gedeeld bestand. Dat soort vragen en directe en snelle oplossingen, daar kun je aan denken.’
De start van het project
Remco vervolgt: ‘Alles bij elkaar is het een traject van een halfjaar geweest. Een dergelijk traject start met het opstellen van beleid waarin je aangeeft wat je wilt bereiken, maar ook hoe streng je je data wilt beheren. Toen we de bijbehorende policies hadden ingericht hebben we gekeken naar hoe we met de mappenstructuur wilden omgaan. En dat was het punt waarop AvePoint in beeld kwam. In dit gedeelte hebben we verschillende hoofdcategorieën bepaald en daar hangen dan weer toe te kennen autorisaties richting bepaalde mappen aan vast. En verder krijgen collega’s na verloop van tijd een reminder over het project. Wanneer dit is afgerond kan de desbetreffende map bijvoorbeeld volledig worden afgesloten waardoor mensen, zowel intern als extern, geen toegang meer hebben.’
Rust en grip dankzij data governance
‘Dit project heeft ons als organisatie het middel gegeven om rust, grip en controle over onze data te krijgen én te houden. Mede door dit project zijn teams binnen onze organisatie ook beter in staat om zelfstandig, bijvoorbeeld door inzet van Microsoft Teams, te werken. En dat is voor alle betrokkenen heel prettig. Het gebruik is nog even wennen voor veel teams, hier moeten we zelf nog een slag maken in de adoptie van de nieuwe omgeving. Zo zijn we na afronding van het project bewust gestart met een workshop Teams gehouden intern. Daarin hebben we stilgestaan bij alle relevante mogelijkheden binnen de Teams-omgeving. Want dat gaat natuurlijk stukken verder dan alleen het videobellen. Samenvattend kan ik zeggen dat IT-Value ons wederom goed begeleid heeft. En dit onder meer bij de keuzes die we moesten maken en vervolgens, áls we deze keuze eenmaal gemaakt hadden, bij het inrichten van de juiste handeling daarvoor. Al met al was het een intensief project. Maar dat had vooral te maken met de hoeveelheid data waar we mee moesten dealen en zeker niet met de soepele begeleiding vanuit IT-Value’, besluit Remco met een lach.