Maak in 10 stappen van je applicatielandschap een slimme businesscase

Dit 10-stappenplan leidt tot een vereenvoudigd – gerationaliseerd – applicatielandschap én een interessante businesscase.

Laten we beginnen met een simpele test. Zijn het merendeel van onderstaande punten herkenbaar voor jouw organisatie?

• Veel applicaties met relatief weinig gebruikers.
• Veel dezelfde functionaliteit in meerdere applicaties.
• Veel interfaces.
• Veel dataverzamelingen.
• Complex landschap zonder overzicht.
• Langere testtrajecten.
• Lange doorlooptijd van wensen vanuit de business.
• Dan kan rationalisatie van het applicatielandschap voor jou wel eens een zeer positieve business case opleveren.

Bij rationalisatie van het applicatielandschap gaat het om het continu duurzaam verbeteren en vereenvoudigen van de applicaties die de bedrijfsprocessen ondersteunen. De hierboven genoemde punten laten al duidelijk zien dat ‘less is more’ en kwaliteit boven kwantiteit gaat.

1. Begin bij het beleid. Probeer een eindbeeld te vormen (bijvoorbeeld met behulp van het POTI-model). Denk hierbij aan standaard applicaties i.p.v. maatwerk, geen dubbele functionaliteiten, authentieke bronnen, eenduidige definities en geen dubbele interfaces.
2. Inventariseer het applicatielandschap zoals het nu staat. Leg per applicatie naast nummer/ID en naam ook bijvoorbeeld eigenaar, aantal gebruikers, beheerders en externe leveranciers vast. Let op, applicaties kunnen ook Excel-sheets zijn.
   Tip. Benoem gelijk iemand die dit actueel blijft houden!
3. Geef van elke applicatie de ‘business value’ aan, bijvoorbeeld tussen 1 en 9 voor noodzaak (zonder deze applicatie…) en voor gebruik (hoeveelheid). Vermenigvuldig dit.
4. Toets de kwaliteit van de applicatie door over elke applicatie functionele en technische vragen te stellen. Waardeer deze kwaliteit met behulp van een puntensysteem waarbij bijvoorbeeld ja 1 punt oplevert en nee 0.
   Tip, laat dit aftekenen door de beheerder!
5. Plaats de waarden uit 3 en 4 in een grafiek waarbij de y-as staat voor business value is en de x-as voor kwaliteit.
6. Herhaal de stappen 2 tot en met 5 ook voor ‘interfaces’ en ‘data-verzameling’
7. Stel vast wat je gaat doen met elk van de componenten. Denk aan ‘uitzetten’, ‘verbeteren’, ‘doorontwikkelen’ en ‘in stand houden’. Denk ook aan de mogelijkheid van verSaaSen. Maak een lijst van de applicaties die resulteren in wijzigingen of projecten. Tip, onderzoek hier ook eens de mogelijkheid tot inzet van een ‘servicebus’ om de datastromen te centraliseren en te rationaliseren!
8. Start de projecten (m.b.v. Programma/Portfolio Management). Start ze niet allemaal tegelijk, maar één voor één. Besluit stuk voor stuk wanneer de volgende start om zo overzicht te houden.
   Tip, begin met ‘uitzet’-projecten.
9. Werk de inventarisatie van stap 2 verder uit met bijvoorbeeld nieuwe inzichten, meer detailgegevens (o.a. verzameld tijdens voorgaande stappen), of het proces strategisch, tactisch of operationeel is, aard van gebruik, etc.
10. Zorg voor ondersteunende besturing, passend bij de organisatie en zijn/haar ambitie. Sterker nog, borg dit binnen jouw organisatie, zowel beheer als beleid en uiteraard de medewerkers zelf.