Als we denken aan de moderne werkplek, dan denken we vaak groots. Glazen kantoren, internationale conference calls, een virtuele receptioniste. Maar als je de zaken afpelt blijven goed kunnen samenwerken en flexibel werken over. Maar dat zorgt voor een grote uitdaging binnen de IT. Hoe zorg je ervoor dat die uitdaging wordt verkleind?

De IT-infrastructuur binnen bedrijven kun je zien als een tuin. Haal je ergens iets weg, dan heeft dat impact op het andere. Bedenk daarom dat je niet te snel teveel wilt. Als je als organisatie naar de moderne werkplek wilt, moet je beducht zijn voor grote veranderingen.

De meeste IT-infrastructuren zijn bij organisaties organisch gegroeid. Het is ooit met iets gestart, waarna er weer wat bij kwam en later weer iets af. Zodra je in een tuin een bloem uit de grond trekt, verdwijnen er bijtjes en wormen. Dat is met IT ook. Als je ergens iets veranderd, heeft dat onmiddellijk impact op de gehele IT-infrastructuur en dus op de business. Daar moet je dus gedegen over nadenken. Je moet gefaseerd veranderen om niet teveel af te schrikken. Een proof of concept als proeftuin helpt om een realistisch beeld te krijgen van die impact.

De insteek van de moderne werkplek is dat we meer willen samenwerken en flexibel willen zijn. Dat vraagt om een nieuwe werkplek en om een andere manier van inrichten. Daar steken gelijk de eerste problemen de kop op.

• Bezuinigingen op IT-innovaties
• Weinig enthousiasme om te veranderen
• Geen duidelijke roadmap

Bij bezuinigingen worden IT-innovaties vaak als eerste stopgezet. Omdat het lastig is om in geld uit te drukken wat het precies oplevert. Maar bezuinigingen vragen om efficiëntie en IT zet de deur daarvoor wagenwijd open. Het ontbreken van enthousiasme is vaak vanwege de angst dat de werkzaamheden moeilijker worden. De werknemer is bekend met het trucje dat ze doen en willen dat graag zo houden. Belangrijk is om iedereen voor te houden dat het juist makkelijker gaat worden en mee te nemen in het proces. Stap voor stap.

Een roadmap begint met een visie. Wat is onze stip aan de horizon? Waar staan we over drie jaar? Stap twee is om die weg in kaart te brengen. Wat gaat eerst, wat is de impact? Zonder ingewikkelde taal en symbolen. Op een eenvoudige manier de weg wijzen door het bos der IT-ontwikkelingen.

Een proof-of-concept helpt bij het voortijdig oplossen van die problemen. Een proeftuin om mensen vertrouwd te laten worden met het idee. Zo wordt ervoor gezorgd dat mensen enthousiast raken en verandering plezier brengt. Gecombineerd met een helder overzicht van de te nemen route, waar iedereen mee op reis wilt.

Zo ontwikkel je met iedereen de ideale werkplek om het werk gemakkelijker te maken en meer tijd en aandacht aan de primaire werkzaamheden te kunnen besteden.