‘Voor we met HelloID aan de slag gingen werkten we met een voorloper daarvan: UMRA. En dat bleek niet altijd even handig, want er waren nogal wat zaken met maatwerk opgelost, terwijl je deze eigenlijk op een standaard manier wilt configureren.’ Aan het woord is Erwin van Kekem, projectleider bij gemeente Tilburg. ‘Het maatwerk dat was toegepast kostte niet alleen veel tijd, maar ook veel geld omdat er handmatige werkzaamheden nodig waren om een en ander goed bij te houden. Toen Tools4ever met een mooi voorstel voor HelloID kwam, was de keuze om daarvoor te gaan al snel gemaakt.’ 

Vanuit Tools4ever naar IT-Value

‘Toen we nog met UMRA werkte, verliepen onze contacten rechtstreeks via Tools4ever. Dat betekende in de praktijk dat er gemiddeld ééns per kwartaal iemand van het bedrijf langs kwam voor technisch beheer en adaptief onderhoud. Toen we voor HelloID gingen, stelde Tools4ever voor om dat samen met IT-Value op te gaan pakken. Zo gezegd, zo gedaan’, aldus Erwin.  

Complex IT-landschap

Erwin van Kekem, projectleider bij gemeente Tilburg

‘We hebben binnen onze gemeente te maken met een complex IT-landschap. Dat heeft enerzijds te maken met de versnipperde infrastructuur in de gemeente als gevolg van de verschillende diensten, die we vanuit diverse onderdelen bieden. En het komt anderzijds door de manier waarop de inrichting van dit landschap in het verleden is opgepakt. Daar bouwen we nu op voort’, vervolgt Erwin. ‘De grootste verandering die deze overstap naar HelloID heeft voortgebracht gaat vooral over het gevoel van controle. We zijn weer helemaal in regie over ons eigen landschap en dat geeft veel rust. Hierin is de samenwerking met IT-Value heel goed verlopen. We hebben écht schouder aan schouder gestaan om de boel weer vlot te trekken. Hierin heb ik vooral samengewerkt met Niek de Melker en Ruud Pagie. Uit het team kreeg ik teruggekoppeld dat de communicatie soepel verliep en er snel werd gereageerd met goede oplossingen. We zijn nu waar we willen zijn. Het project heeft uiteindelijk heel wat voeten in aarde gehad. Dat had vooral te maken met de complexiteit van het IT-landschap en daarin aanwezige legacy. We hebben het goed bij elkaar weten te brengen naar een situatie waarin we tevreden zijn.’ 

Stabiele flow

‘HelloID is zó gebouwd dat voor medewerkers mutaties uit te voeren acties vanuit RBAC tabellen in Excel worden bepaald.  We gebruiken daarbij YouForce als ingang en TOPdesk als uitgang, waarbij we overigens ook overgestapt zijn naar de cloud. Het draait mooi stabiel allemaal, zowel met de in- en uitstroom van mensen als de andere datawijzigingen voor onze organisatie. En dit geldt voor zowel de provisioning kant als de service automation kant: deze zijn goed ingericht.’ 

Tips voor andere gemeentes

‘Zorg dat je vanuit je gemeente met de juiste kennis en kunde aan tafel zit zodat je een goede gesprekspartner voor, in dit geval, IT-Value bent. Neem de tijd voor een goede analyse vooraf, zodat je een gefundeerd inzicht hebt van wat er nodig is voor de implementatie. Realiseer je dat dit een tweetrap is: eerst provisioning en vervolgens inrichting service automation. Kies verder zorgvuldig je partner, zodat je écht met een energieke partij samenwerkt. Zo heb ik de samenwerking met IT-Value als proactief ervaren, waarbij de touwtjes over en weer strakker werden aangetrokken als dat nodig was door de fase waarin het project zich bevond. Dat geldt ook voor de nafase, waarin men nog altijd meedenkend bleef. Op dit moment zijn we zelf nog bezig om een aantal oude applicaties te moderniseren of te vervangen. Want ik geloof dat HelloID ook hierin nog meer kan betekenen en dat zie ik met vertrouwen tegemoet’, besluit Erwin.  

Ook aan de slag met je complexe IT-landschap? Neem contact op met IT-Value.