Social portals winnen snel aan terrein in ziekenhuizen en zorginstelling die, óók nu, serieus vooruit willen. Hoe ze dat inrichten? Je leest er alles over in ons blog.

‘Onderbezetting, hoge werkdruk en indrukwekkende situaties op de werkvloer: voor zorgmedewerkers zijn dit bekende, misschien wel alledaags terugkerende termen. Tot voor kort konden deze collega’s even stoom afblazen door een kort praatje in de ziekenhuisgang of samen, in de koffiekamer. Nu we zoveel mogelijk op afstand met elkaar samenwerken gaat dat minder gemakkelijk, terwijl de behoefte, juist door alles wat er nu gebeurt, groter is dan ooit.’ Dat zegt Michael van Kleeff, Senior Cloud Consultant bij IT-Value.

‘Daarom is het kunnen beschikken over een social portal zo belangrijk’, vervolgt hij. ‘En dat gaat verder dan een stoffig intranet waar de beheerder zo nu en dan een bericht op plaatst als hij niet druk is met andere bezigheden. Weinig succesvol, want het onderhouden van zo’n intranet of andersoortig platform doe je er niet zomaar even bij.’

‘Wat wel werkt is een sociaal platform, denk aan iets soortgelijks als Facebook maar dan wat zakelijker van insteek, dat in hoofdlijnen door de collega’s zélf gedragen wordt. Het fungeert zo’n beetje als een digitale koffiehoek waar je, bijna als vanouds, met elkaar ervaringen kunt delen over het werk. Maar waar je ook kunt praten over je pasgeboren kleinkind of dat mooie nieuwe huis dat je gekocht hebt.’

‘Samen met andere belangrijke informatie, zoals processen, werkwijzen, planningen en geïntegreerde e-mail fungeert het binnen het ziekenhuis of andersoortige zorginstelling, als belangrijke sociale én inhoudelijk werk gerelateerde ontmoetingsplaats. Je kunt er groepen maken, nieuws, vragen of andere opmerkingen op je tijdlijn zetten of zaken met een bepaalde afdeling of specifieke locatie delen.’

‘Ook vind je er veelgestelde vragen, beheer je je agenda op deze plek, zie je automatisch verjaardagen, jubilea en andere data terug en kun je eenvoudig documenten uploaden, delen, bewerken en beheren. Het draagt actief bij aan het in control brengen van je teams en de mensen daarin. Juist ook omdat je als collega niet afhankelijk bent van informatie die met je gedeeld wordt vanuit hogerhand, maar omdat je zelf zo vaak als je wilt een sociale of werkinhoudelijke bijdrage kunt leveren aan deze online community.’

‘Natuurlijk besef ik me heel goed dat fysiek, persoonlijk contact, altijd de boventoon moet blijven voeren. Daar zijn we immers mensen voor. Maar een actieve, sociale community, die laagdrempelig op elk gewenst moment te benaderen is, draagt absoluut bij aan de vitaliteit van je mensen’, zegt Michael. ‘Ook voor het management biedt het social portal een belangrijke meerwaarde: mensen blijken zich meer betrokken te voelen, meer verantwoordelijkheid voor hun taken te nemen en daardoor meer grip op hun dagelijkse praktijk te ervaren.’

‘Het resultaat laat zich raden: collega’s zitten beter in hun vel en het geheel van afspraken en werkvormen draait soepeler. En dat vertaalt zich door. Ook op de werkvloer. Het geheim zit hem in de dynamiek van het platform, dat verre van statisch, een prettige, digitale verzamelplek voor het hele team wordt. Als een soort koffiehoek nieuwe stijl. Maar dan met een virtueel bakkie als aanvulling op de verminderde hoeveelheid fysieke overlegmomenten waar we met z’n allen mee te dealen hebben anno nu.’