De Connectie, opgericht op 1 juli 2017 door de gemeenten Arnhem, Renkum en Rheden, is een bedrijfsvoeringsorganisatie (BVO) die zich richt op de bedrijfsvoering van deze gemeenten en zestien andere organisaties. Met ruim 450 professionals zorgen zij dagelijks voor een soepele bedrijfsvoering op diverse afdelingen zoals ICT, Administratie en Beheer, en Management Support.
De vraag naar een geautomatiseerde oplossing voor indienst-, doorstroom- en uitdienstprocessen bij De Connectie leidde tot een samenwerking met IT-Value. Peter Thijssen, cloud consultant bij IT-Value, deelt zijn ervaringen en inzichten over dit succesvolle project.
Uitdagingen en aanpak
“Enige tijd geleden kwam De Connectie met de vraag om hun in dienst-, doorstroom- en uitdienstprocessen te automatiseren. Dit was een complexe uitdaging, omdat er een inrichting moest komen, die als blauwdruk voor de andere gemeentes moest gaan dienen”, vertelt Peter.
IT-Value begon met een grondige analyse van de bestaande processen. “We moesten niet alleen de processen van De Connectie in kaart brengen, maar ook die van de overige gemeenten. Dit vereiste harmonisatie en afstemming om een uniforme oplossing te creëren die breed inzetbaar was,” legt Peter uit.
De implementatie
Na de analysefase ontwikkelden we vanuit IT-Value een basisoplossing voor De Connectie. “Deze oplossing draaide een tijd succesvol bij De Connectie en vormde de basis voor de verdere uitrol naar de andere gemeenten,” aldus Peter. “De uniforme aanpak zorgde ervoor dat de implementatie bij de overige gemeenten soepel verliep. Een belangrijk aspect van de samenwerking was de harmonisatie van standaarden en procedures.”
“Verschillende gemeenten hadden in de loop der jaren verschillende standaarden opgebouwd. Basiszaken zoals naamgevingsbeleid en e-mailadressen moesten worden geharmoniseerd. Dit vereiste veel overleg en besluitvorming, maar was essentieel voor een succesvolle automatisering.”
Voordelen en resultaten
De automatisering bracht tal van voordelen met zich mee. “De gemeenten gingen van een uitvoerende naar een regieorganisatie, waarbij ze alleen nog handelden op fouten in plaats van het uitvoeren van processen. Dit leverde niet alleen tijdwinst op, maar ook een grotere betrouwbaarheid en minder fouten,” benadrukt Peter.
“Daarnaast zorgde de automatisering voor meer veiligheid en professionaliteit. “Door te werken met standaardprofielen wisten we precies welke toegangsrechten iemand had en konden we deze ook eenvoudig intrekken bij uitdiensttreding. Dit verkleinde de risico’s op onbevoegde toegang.”
Flexibiliteit en doorontwikkeling
Een ander belangrijk aspect van de samenwerking was de flexibiliteit en mogelijkheid tot doorontwikkeling. “Na de initiële implementatie kwamen er steeds nieuwe wensen en uitbreidingen. Klanten zagen mogelijkheden voor verdere automatisering en integratie van andere applicaties binnen het netwerk. Dit zorgde voor een voortdurende adoptie van nieuwe technologieën en toepassingen.”
Samenwerking en toekomst
De samenwerking met De Connectie was gebaseerd op vertrouwen en professionaliteit. “We werkten nauw samen met Jeroen en zijn team. De communicatie was open en de onderlinge relatie werd steeds vertrouwder naarmate het project vorderde. Dit zorgde voor een soepele uitvoering van de verschillende fasen van het project.”
Hoewel het project formeel is afgerond, blijven er altijd nieuwe wensen en uitbreidingen. “Er zijn altijd mogelijkheden voor verdere verbetering en automatisering. We blijven in contact met De Connectie om te zien waar we hen verder kunnen ondersteunen.”
Neem contact op
Peter: ‘Als je bovenstaand verhaal leest en ook graag vrijblijvend wilt afstemmen met een ervaren IT-partner, neem dan contact met me op.’
De samenwerking tussen De Connectie en IT-Value is een voorbeeld van hoe IT-automatisering kan leiden tot aanzienlijke verbeteringen in de bedrijfsvoering van gemeentelijke organisaties. Door een gestructureerde aanpak en nauwe samenwerking konden complexe processen worden geharmoniseerd en geautomatiseerd, wat resulteerde in tijdwinst, betrouwbaarheid en veiligheid.
“Het is inspirerend om te zien hoe automatisering niet alleen de technische aspecten verbetert, maar ook de efficiëntie en professionaliteit op IT-vlak van een organisatie verhoogt. De Connectie heeft nu een solide basis waarop ze kunnen voortbouwen, en wij staan klaar om hen daarbij te ondersteunen”, besluit Peter.
Meer berichten
Melvin van Zomeren: wederom een waardevol, nieuw gezicht bij IT-Value
Lees over Melvin van Zomeren, onze nieuwe cloud consultant. Ontdek zijn achtergrond, ambities en waarom hij voor IT-Value koos.
‘Kantoorhond Willem brengt mensen in beweging’, Desiré Aalders, HRM IT-Value
‘Eigenlijk is het heel simpel. Als je medewerkers tevreden zijn, dan zijn je klanten dat ook.’ Dat zegt Desiré Aalders, binnen IT-Value verantwoordelijk voor HRM. ‘Als je klanten niet tevreden zijn, dan is het goed om je als bedrijf achter de oren te krabben en te kijken of je collega’s het nog wel naar hun zin hebben.
Managed services: “Partnership en zekerheid voor de lange termijn”, Bob Masselink
In dit laatste artikel van het drieluik over de diensten van IT-Value, vertelt Bob Masselink, verantwoordelijk voor Managed Services, over hoe zijn team organisaties helpt bij het beheren en optimaliseren van hun IT-omgevingen.
