Wisselende devices zijn een bron van frustratie voor veel medewerkers. En dat terwijl dit helemaal niet nodig is...

‘Het is voor eindgebruikers op de werkvloer niet gemakkelijk om steeds met wisselende devices te werken. Er moet dan immers vaak in- en uitgelogd worden en soms lukt dat niet goed of er is verwarring omdat het ene apparaat het andere niet is.’ Dat zegt Twan Duvigneau, als beheerder actief bij IT-Value. ‘Daarnaast is ook de beschikbaarheid van apparaten niet altijd optimaal. Dan is er bijvoorbeeld één apparaat voor de hele afdeling. Maar ook de verbinding met het internet laat nogal eens te wensen over. Je kunt je voorstellen dat dit irritatie en frustratie oplevert voor de betrokken medewerkers.'

‘Het probleem is daarnaast meestal ook dat er niet voor een cloudoplossing gekozen is. In de praktijk betekent dit dat deze drukbezette medewerkers niet overal bij kunnen. Bijvoorbeeld omdat bepaalde documenten op een aparte, op dat moment onbereikbare schijf staan. En ook dat kost weer tijd’, aldus Twan. ‘Wij zijn vanuit ons bedrijf regelmatig met directieleden in gesprek om uit te leggen hoe belangrijk het is om dit probleem bij de kop te pakken. De eerste redenatie vanuit het management is, begrijpelijk, vaak dat aanpassingen geld kosten. Gelukkig zijn we, op basis van feitelijke data, dan in staat om snel en eenvoudig door te rekenen dat dit juist investeringen zijn die zichzelf snel terugverdienen. Het resultaat laat zich raden: er is minder frustratie op de werkvloer, waardoor medewerkers beter in hun vel zitten en het werk vanuit alle kanten bezien gestroomlijnder verloopt. Er zijn gevallen bekend waarbij het percentage ziekteverzuim serieus afnam’, zegt Twan. ‘En wat we ook vaak zien is dat het bestuur vanuit een in het verleden zo gegroeide situatie, de ICT-zaken er zo’n beetje bij doet. Het staat niet altijd heel hoog op de agenda, wat gezien de uitdagingen van deze tijd op zich best te begrijpen is. Toch raden wij aan om er iemand daadwerkelijk verantwoordelijk voor te maken, omdat je daarmee de uitdagingen op de werkvloer en de verstrekkende gevolgen daarvan voor eens en altijd vanaf de basis oplost.’

‘Wij proberen zelf overigens ook actief om deze basis te verbeteren bij organisaties. Wanneer we bijvoorbeeld zien dat de servicedesk vooral bezig is met het oppikken van allerlei meldingen die structureel voorkomen kunnen worden door een proces te veranderen dan raden we dat ook aan. Denk dan aan beheerdoeleinden, zoals het updaten van servers, maar ook aan het continu verbeteren van de omgeving en het automatiseren van bepaalde processen. Wanneer een helpdesk bijvoorbeeld veel vragen krijgt over het koppelen van pakketten of vragen over hoe een e-mail account gekoppeld kan worden in Office 365, dan pakken we dit op. Bijvoorbeeld door een training op de werkvloer te geven of de helpdesk van uitleg te voorzien’, vervolgt Twan. ‘We automatiseren daar waar mogelijk, zodat er minder belasting op de servicedesk van de organisatie ontstaat. Op die manier blijft er voor de helpdeskmedewerkers tijd over voor andere, meer interessante zaken, zoals het verbeteren en gemakkelijker maken van de werkomgeving van die eindgebruikers. Die op hun beurt uiteindelijk weer zorgen voor lágere kosten, méér praktische handen én gelukkige medewerkers. En daar is volgens mij iedereen bij gebaat.’