‘Bij het opstarten ’s morgens gingen we eerst maar even koffie halen’, Remco Harmsen, als teamleider Bedrijfsondersteuning
‘Onze omgeving was verouderd en daar wilden we graag mee aan de slag. Alleen was dat nog een flinke klus: het was als een bord spaghetti. Elke sliertje waar we aan trokken bracht ook de rest flink in beweging.’ Dat zegt Remco Harmsen, als teamleider Bedrijfsondersteuning werkzaam bij Riwis Zorg & Welzijn.
Riwis ondersteunt mensen met psychische, sociaal-maatschappelijke of lichamelijke hulpvragen waarbij geloof in eigen kunnen voorop staat. Men opereert in twee sectoren: de GGZ en de VVT (verpleging, verzorging en thuiszorg) waarbij mensen zowel in hun eigen woning als in woningen van de organisatie worden geholpen. Na een offertetraject dat in juni 2021 van start ging werd in de zomer van dat jaar een besluit genomen waarna er in september daadwerkelijk aan de slag werd gegaan met de migratie. ‘Riwis Zorg & Welzijn heeft eerst samen met een externe partij een digitale strategie opgesteld om de komende jaren vorm te geven aan de digitale transitie. Binnen deze opstelling hebben we de moderne werkplek als een soort digitale invoegstrook opgenomen’, aldus Remco. ‘We merkten, in de samenwerking met IT-Value, al snel dat ze qua cultuur op onze organisatie aansluiten. We voelden vrijwel direct dat de sfeer intern goed was en dat men kennis van zaken had. Die aangename sfeer was overigens een prettige bijkomstigheid, maar de uiteindelijke keuze voor IT-Value maakten we vanwege de ervaring die ze hadden. Ook het goede implementatievoorstel speelde een rol in onze keuze. Het was een mooi pakket, alles bij elkaar. Zo is digitale vaardigheid binnen onze organisatie nog best een uitdaging en we hadden er vertrouwen in dat ze ons daar goed mee op weg konden helpen. Gelukkig bleek dat ook zo te zijn.’
Opstarten? Eerst koffie halen!
‘Wij kwamen van een verouderde Citrix-omgeving waarbij je ’s ochtends bij het opstarten een kleine vijf minuten moest wachten tot één en ander operationeel was. We konden rustig een kop koffie halen’, lacht Remco. ‘Inmiddels hebben we een omgeving die tijd- en plaatsonafhankelijk werkt. Dat is voor de gebruiker de grootste verandering. Wanneer ik het meer vanuit de technische kant bekijk dan zie ik dat we grote stappen hebben gemaakt in updates en versiebeheer. Voorheen zaten we in een situatie waarbij het soms al lastig was om een update uit te voeren omdat de basissituatie al verouderd was. Nu hebben we de mogelijkheid om helemaal up to date te blijven en dat doen we dus ook.’
Gebruikers zijn enthousiast: plaats- en tijdonafhankelijk werken kán
‘Vanuit de gebruikers merk ik veel enthousiasme. Met name in de coronatijd werd er veel vanuit huis gewerkt. En daar liepen we al snel tegen uitdagingen aan. Zo konden we niet rechtstreeks vanuit Citrix in Teams inloggen. In de praktijk betekende dit dat de gebruiker dan eerst uit Citrix uit moest loggen om vervolgens Teams op te starten. Lastig, want door het uitloggen was het tijdens de meeting niet mogelijk om bestanden te delen tijdens de meeting. En nu kan dat gewoon allemaal. Het werkt heel soepel. Door de problemen die ontstonden tijdens corona, waaronder het zoveel mogelijk verplicht thuiswerken, ontstond er een noodzaak die ons ook wel weer heeft geholpen bij de implementatie in de organisatie.’
Het eindresultaat? Een mooie 8
‘Kijkend naar het eindresultaat durf ik wel te zeggen dat ik dit met een 8 waardeer. Die positieve beoordeling heeft ook te maken met de het vele overleg en de onderlinge afstemming die er was tijdens de voorbereiding. Mede daardoor wisten we goed wat er ging gebeuren. Zo hebben we gezamenlijk persona’s opgesteld voor de verschillende rollen en dat was ook een pré in deze samenwerking. IT-Value is bovendien goed benaderbaar, er wordt meegedacht en men durft het ook aan te geven als iets buiten de scope valt of als er iets niet goed gaat. Er werd op een constructieve manier samengewerkt. Terugkijkend komen er vooral woorden als benaderbaar, samenwerking en duidelijkheid in me op. Verder is het formaat van IT-Value erg prettig, na een jaar kende ik zo ongeveer alle medewerkers van het bedrijf. En dat werkte heel prettig, omdat je relatief snel een goed idee hebt van wie waarvoor is opgesteld.’
Tips voor anderen: maak de adoptie key
‘Wat voor ons echt een key was in het project, was de mate van adoptie binnen de organisatie. Daar hebben we veel aandacht aan besteed. We hebben getracht alle mogelijke wijzigingen voor de medewerkers in beeld te brengen. Dat is vrij goed gelukt, we hebben hierbij echter wel de consequenties van de verschillen tussen online (E3) en lokaal (F3) werken wat onderschat.
We hadden gedurende de eerste dagen van de migratie ook daadwerkelijk teams opgesteld om vragen te beantwoorden of problemen op te lossen. Ook hebben we medewerkersbijeenkomsten en inloopsessie georganiseerd en waren er flyers beschikbaar. Mede daardoor is de migratie intern heel soepel verlopen.’
Het vervolg: aanscherping van governance
‘Op dit moment rollen we een data governance project uit. Enerzijds heeft dit te maken met het aanscherpen van onze (overigens wel al goede) veiligheid, waarbij we kritisch kijken naar welke data er op dit moment in huis is en anderzijds richten we ons op het opnieuw onder de loep nemen van onze mappenstructuur. Omdat de migratie zo rap verliep hebben we er destijds bewust voor gekozen om onze mappenstructuur één op één over te nemen. En daar willen we graag een slag in maken, in het afgelopen najaar zijn we daarmee gestart. Het doel is om een duidelijk beleid op te stellen hieromtrent. Zo werken we bijvoorbeeld ook met Avepoint, waarbij er onder meer snel duidelijk is wie er bij welke bestanden kan. Dat geeft grip en overzicht. Kortom, ons oorspronkelijke bord spaghetti is veranderd van een lastige kluwen naar een overzichtelijk en nog beter werkbaar geheel.’
Riwis Zorg & Welzijn is er voor iedereen die hulp nodig heeft om zo zelfstandig en onafhankelijk mogelijk te kunnen leven. Dit doet Riwis door ambulante begeleiding en beschermd wonen aan te bieden. Ook ondersteunt Riwis ouderen op het gebied van verzorging, verpleging en thuiszorg. Hierbij zijn wij gespecialiseerd in dementie en intensieve langdurige zorg. Het werkgebied is vooral gericht op de driehoek Apeldoorn-Hattem-Doetinchem, Brummen en Eerbeek. Meer informatie is te vinden op www.riwis.nl.