Janneke Brakke, Projectleider I&A en Ruud Lammers Informatie- en ICT Adviseur, beiden werkzaam bij Zorgverlening Het Baken delen hun verhaal over de samenwerking met IT-Value. 

Ruud: ‘We werkten nog met een verouderde applicatie; Office 2010. Onder meer vanuit de kansen die Microsoft 365 biedt, hadden we besloten dat die applicatie niet meer van deze tijd was. Bovendien voldeed Office 2010 niet meer aan de eisen die we vandaag de dag stellen, zoals plaatsonafhankelijk werken én waren we op zoek naar een modernere manier van beheren. Als voorloper op de vervanging ervan, hebben we een onderzoek gedaan naar een aantal leveranciers die ons hierbij zouden kunnen helpen om de overstap naar Microsoft 365 te maken. Tijdens het selectietraject hebben we ook benoemd dat we het belangrijk vonden dat de partij die we zochten ervaring had met a&m impact. Dit omdat we een belangrijke relatie tussen Office en het sociaal intranet zien. Vanuit die gedachten zijn we, in 2022, met IT-Value in zee gegaan. In 2023 is de implementatie afgerond.’ 

Het Baken is in 1996 opgericht en dé kleinschalige zorgorganisatie op de Noord-Veluwe met expertise van oudere mensen die een intensieve zorg- of behandelvraag hebben. Samen met de bewoner of cliënt en diens naasten creëren we meerwaarde voor leven en welbevinden voor ouderen. Het uitgangspunt is een positieve gezondheid en een goede balans tussen eigen regie en samenredzaamheid. Zo maken ze het mogelijk dat bewoners en cliënten hun leven kunnen leiden zoals zij zich wensen of van huis uit gewend zijn.  

Die belangrijke stip op de horizon 

‘IT-Value blonk uit in de manier waarop ze vanuit een heldere visie een stip op de horizon zetten en doorvroegen naar onze wensen. Dat heeft ons geholpen bij het maken van de juiste keuzes rondom Microsoft 365 en het vormgeven van de juiste werkplek voor onze medewerkers. Omdat ze veel ervaring in de zorg hebben, herkenden ze ons landschap en waren ze een gelijkwaardige gesprekspartner die ons goed kon ondersteunen., aldus Ruud.  

Continue focus op de stip op de horizon

Janneke vult aan: ‘Het was bij IT-Value duidelijk dat hun intentie niet was om even snel wat zaken te vervangen om vervolgens weer door te gaan. Ze hebben ons écht meegenomen in en geholpen bij de dilemma’s en vraagstukken waar we tegenaan liepen. Bij elke stap die we zetten stelden ze de vraag waar we naartoe wilden. Soms was dat kritisch en soms leverde het meer werk op dan we vooraf bedacht hadden. Maar dat helpt je wel om bij die stip op de horizon terecht te komen in plaats van dat je bijvoorbeeld voor de snelste, gemakkelijkste of goedkoopste weg kiest.’ 

Groep van uitblinkers

‘We werkten, vanuit de begeleidingskant, veel samen met Elza (red. de Haan) en dat was in één woord geweldig. Zij wist heel goed in de huid van de eindgebruiker te kruipen, waardoor die belangen heel goed in het oog gehouden werden. Samen met Frank (red. van den Heuvel) vormde Elza een heel goed duo. Wat me ook opviel waren hun creatieve ideeën om onze collega’s te verleiden om naar trainingen te komen. Dit betekende dat er niet een standaard e-mail de deur uitging, maar dat er groepen met hun bepaalde behoeften werden gedefinieerd waar de uitnodiging dan weer op aangepast werd. Je kon aan alles merken dat Frank en Elza de context van een zorgorganisatie, waarin je nu eenmaal te maken hebt met verschillende niveaus van digitale vaardigheid, goed kenden. En vanuit de IT-kant, verdient Tom (red. Schoen) ábsoluut een eervolle vermelding. Hij blonk niet alleen uit in deskundigheid, maar ook in de manier waarop hij verbinding wist te houden met alles. Zo kon hij heel ingewikkelde processen zó uitleggen dat iedereen het begrijpen kon.’ 

Ruud: ‘Vooruitstrevend, samenwerking, schouder aan schouder; dat zijn termen die in me opkomen als ik aan de contacten met IT-Value denk. En ook de drive die er was om samen resultaten te behalen viel me op.’ Janneke: ‘Ja, dat klopt. Zo vind ik het best bijzonder dat, toen we op een maandag live gingen, dat er in het weekend daaraan voorafgaand nog afstemming plaatsvond. ‘Inderdaad’, vult Ruud aan. ‘En bij die samenwerking passen ook woorden als nuchter, afspraak is afspraak en via prettige communicatie precies aansluiten bij onze organisatie. Het beheer hebben we overigens uitbesteed aan Syntech-IT en ook de samenwerking tussen die partij en IT-Value verliep goed.’ 

Tips voor anderen

Janneke: ‘Aan anderen die ook met een dergelijk project aan de slag willen, raad ik aan om zelf vast goed na te denken over de visie die je hebt. Hoe helderder deze is, hoe beter het werkt denk ik. Dan kun je samen met de IT-partner de gezette stip op de horizon verder concretiseren of verfijnen.’ 

Benieuwd geworden naar aanleiding van dit verhaal? Of vond je bovenstaande situatie herkenbaar? Neem dan contact met ons op.