Ruim tweeduizend medewerkers. Zeven organisaties. En één gedeelde digitale werkomgeving die veilig, gebruiksvriendelijk en toekomstbestendig moet zijn. Dát is de uitdaging waar RID Utrecht voor stond en staat. In de samenwerking vonden ze precies wat nodig was: flexibiliteit, expertise en een partner die net zo praktisch is als zijzelf. De oplossing? Het inrichten van één veilige, digitale werkomgeving. RID Utrecht verzorgt de ICT voor zes gemeenten in de provincie Utrecht en de Regionale Sociale Dienst in Zeist.  

“We bedienen zo’n 2300 eindgebruikers met een organisatie van iets meer dan 50 mensen”, vertelt Eelco Polderdijk, Architect Digitale Werkomgeving bij RID Utrecht. “Daarom moeten we, kijkend naar de compactheid van ons team, heel scherp kijken waar we wel en geen capaciteit voor hebben. Creativiteit is noodzakelijk.” 

Die beschikbare capaciteit in combinatie met een complex applicatielandschap leidde tot de vraag: hoe bieden we medewerkers een prettige, veilige digitale werkomgeving zonder dat onze beheerlast te groot wordt? 

Een gedeelde visie, verschillende uitdagingen

RID Utrecht werkt al jaren met Microsoft 365 en had inmiddels een heldere visie opgesteld: één digitale werkruimte voor alle gebruikers. Daarin mochten geen losse eilandjes bestaan. Ook moest er meer grip komen op samenwerking, data en beveiliging. 

Er kwamen twee grote uitdagingen kwamen bovendrijven, ten eerste wilden medewerkers niet langer in twee omgevingen werken (lokale en virtuele desktop). En ten tweede wilde de organisatie  (gevoelige) data beter beschermen.e organisatie wilde Eelco: “We hebben bewust gekozen voor twee gerichte oplossingen: Liquit (nu: Recast Application Workspace) voor het aanbieden van applicaties in één omgeving, en AvePoint voor datamanagement binnen Microsoft 365.” 

“Ze stonden dicht bij de bron én dachten echt met ons mee. Geen ruis, gewoon resultaat.” 

IT-Value als partner: groot op inhoud, klein genoeg om flexibel te zijn 

RID Utrecht koos er bewust voor om niet met een grote, generieke IT-partij in zee te gaan. “We zochten een partij die inhoudelijk sterk is, snel kan schakelen en net als wij klein genoeg is om flexibel te blijven. IT-Value paste perfect in dat plaatje,” zegt Eelco. 

De kennismaking was raak. “Bij de eerste demo overtuigde consultant Michael van Kleeff ons direct. Hij zat dicht op de bron bij Recast, kende de techniek van binnenuit en dacht naadloos vanuit onze situatie mee. Later in het traject heb ik intensief met Danny Werdler samengewerkt voor het AvePoint-gedeelte. Allebei waren ze toegankelijk, kundig en betrouwbaar.” 

“Geen one-size-fits-all, maar maatwerk in aanpak, tooling en tempo – met focus op veiligheid, beheerbaarheid en gebruikersgemak.”

Een technische aanpak met ruimte voor mensen

Bij dit soort trajecten neemt IT-Value bewust de tijd om eerst stil te staan bij het denken vóór doen. Die aanpak – kritisch, maar zonder het pragmatische uit het oog te verliezen – creëert ruimte om daarna écht vooruit te gaan. 

De samenwerking startte met het technisch inrichten van de infrastructuur. RID Utrecht was de eerste organisatie in Nederland waarbij Recast direct via Microsoft authenticatie liep – zonder extra lagen. “Daarmee waren we een soort pilot. IT-Value dacht daarin goed mee en regelde alles pragmatisch.” 

Voor AvePoint lag de nadruk op beleidsafspraken vooraf. “Samen met IT-Value hebben we Governance-sessies georganiseerd om de juiste afspraken te maken over dataclassificatie en samenwerking in Teams. Daarna hebben we die vertaald naar technische inrichting.” 

Grip op data, minder beheer

Wat levert het op? “Behoorlijk wat,” aldus Eelco. “We hebben nu veel meer grip op onze data. Teams die alleen intern bedoeld zijn, kunnen ook echt alleen intern gebruikt worden. De kans op fouten of datalekken door verkeerde uitnodigingen zijn flink afgenomen. En doordat applicaties automatisch geüpdatet worden, hebben we ook nauwelijks nog last van verstoringen.” 

Ook qua beheer is er winst. “We hebben nog steeds maar een beperkte teamcapaciteit, maar met deze tooling en de ondersteuning van IT-Value lukt het wel. Zij blijven op strippenkaartbasis voor ons beschikbaar voor inhoudelijke vragen of doorontwikkeling. Dat geeft rust.” 

“We zochten geen leverancier, maar een gelijkwaardige partner. Iemand die snapt hoe wij werken en daarin meebeweegt.”

Resultaat zoals verwacht – of zelfs beter

Voor Recast is het resultaat precies wat RID Utrecht had gehoopt: één centrale werkplek met meer controle en flexibiliteit. Voor AvePoint is het nog work in progress, maar ook daar is het fundament gelegd. “Soms vraagt onze organisatiestructuur net iets meer dan het standaardproduct kan leveren, maar met tools als Microsoft Power Automate vinden we daar samen een oplossing voor.” 

Wat IT-Value volgens Eelco echt anders maakt? “Ze staan direct in contact met de leveranciers. Als we iets nodig hebben, kunnen zij dat vaak meteen regelen. En ze praten niet om de hete brij heen. Ze zijn inhoudelijk sterk, maar ook sociaal en toegankelijk. Dat werkt gewoon prettig samen.” 

Tips voor andere organisaties

Eelco sluit af met een aantal duidelijke adviezen voor organisaties die voor een vergelijkbare uitdaging staan: “Zorg voor een duidelijke visie op je digitale werkomgeving voordat je begint. En betrek medewerkers in het proces, voor, tijdens én na implementatie. Vergeet governance, security en compliance niet, dat moet je op orde hebben voor je met zaken als bijvoorbeeld Copilot aan de slag gaat.” En tot slot: “Zoek een partner die je begrijpt. IT-Value bewees voor ons dat je met een flexibele, gespecialiseerde partner vaak verder komt dan met een logge alleskunner.” 

Klaar met digitale chaos?

Wij helpen je naar rust, grip en overzicht. Eén belletje en je weet of we iets voor je kunnen betekenen. 

Neem contact op – gewoon even sparren.