Estinea, gevestigd in Aalten, ondersteunt mensen met een beperking in de Achterhoek en Twente. Circa 900 medewerkers maken dit dagelijks mogelijk. IT-Value is gevraagd om een migratieplan voor de IT-architectuur te maken. Aanvankelijk werd ingezet op een proces dat een jaar zou kunnen duren. Uiteindelijk is de migratie binnen zes maanden doorgevoerd.

Voor Sjoerd Rooks, manager bedrijfsvoering en financiën bij Estinea, waren er goede redenen om voor de migratie een beroep te doen op IT-Value. Hij kende IT-Value omdat het enkele jaren geleden een deel van de IT-architectuur bij Estinea heeft geanalyseerd. “Toen luidde een van de conclusies dat die omgeving niet meer klopte. Dat ze daarmee de broodheer ongelijk gaven heeft indruk op ons gemaakt. Een partij die kritisch durft te zijn naar de opdrachtgever en durft aan te geven dat wij onmogelijke dingen vragen daar ga ik heel graag mee in zee. Verder wisten we vanaf dat project ook dat het prettig samenwerken is. De culturen van de bedrijven, de pragmatische aanpak, dat komt allemaal overeen.”

René Welgraven, solution architect bij IT-Value: “We zijn het traject uiteraard met een visie begonnen, hebben de stip aan de horizon bepaald en aan de hand daarvan een roadmap opgesteld. We spreken over een traject om een bestaande en deels verouderde hybride omgeving te vervangen door een volledige cloudbased oplossing en SaaS applicaties. Het plan ging uit van een jaar voorbereiden, uitvoeren en migreren. Uiteindelijk hebben we het in ongeveer zes maanden gedaan. Daarna was het een kwestie van restpunten oplossen. Personalisatie op basis van Role-based access control in combinatie met Windows 10 en Office 365 voor de gebruikers de kern vormden van de nieuwe opzet.

De IT-Value aanpak is gebaseerd op de vier stappen kijken, denken, doen en werken. Alles goed in kaart brengen is de eerste fase. We weten echter dat het bij complexe projecten zoals bij Estinea, onvermijdelijk is dat de plannen achter de komma wijzigen. In de volgende fases kom je zaken tegen die niet te voorzien waren. Het doel blijft gelijk, maar de route kan iets anders zijn.

Een omvangrijk project met een harde deadline en een half jaar heel hard werken door een team van negen mensen van IT-Value en Geerdink met vier collega’s bij Estinea. Hoe kijken Estinea en IT-Value naar het behaalde resultaat?

Rooks zegt dat de migratie heeft geleid tot de vooraf gewenste omgeving die de bedrijfsprocessen ondersteunt. De gecalculeerde kostenverlaging is ook in zicht, ondanks de tijdelijk toegenomen kosten door de inzet van extra personeel. “Geld is nadrukkelijk niet de drijfveer voor de migratie geweest. Zelfs bij gelijke kosten hadden we deze stap gezet. We waren toe aan een modern platform, waardoor we zelf snel kunnen inspelen op veranderingen. We hebben nu veel meer in eigen hand. Pas op de plaats moeten maken omdat er geen servercapaciteit is, lange doorlooptijden voor de uitlevering van devices, het wachten op toegang tot applicaties. Het zal allemaal niet meer voorkomen. Ik ben dus tevreden met het resultaat.”

Dat de medewerkers nu flexibeler kunnen werken dan voorheen, minder wachtwoorden hoeven te onthouden en Estinea zelf meer regie heeft zijn voor Geerdink de belangrijkste resultaten. “Natuurlijk zal het nog even duren voordat de adoptie op het door ons gewenste niveau is. Dat is vooralsnog een punt van aandacht. Het grote voordeel – dat door steeds meer collega’s wordt gezien – is dat men nu zelf ook veel meer kan. Mobiel werken is voor iedereen mogelijk waardoor er meer tijd over blijft voor de zorg. Dat is wat iedereen hier wil.”

Klik hier en lees verder!